WhatsApp Newsletter: Grundlagen, DSGVO und Best Practices

Du überlegst, deinen eigenen WhatsApp-Newsletter zu starten? Dann bist du hier genau richtig! Wir erklären dir alles von A bis Z und zeigen dir drei Erfolgsgeschichten aus der Praxis.

Bei rund 306 Milliarden E-Mails, die täglich verschickt und empfangen werden, tausenden von Prospecting und Retargeting Ads in Social Media-Kanälen und unzähligen anderen Marketing-Strategien ist es für Marken schwieriger denn je zu ihren Kunden durchzudringen.

Genau deshalb funktioniert der WhatsApp-Newsletter so gut: Man erreicht die KundInnen dort, wo sie einen sehen und gleichzeitig auch dort, wo sie offen für einen Dialog sind.

Deshalb in diesem Artikel: Was ist ein WhatsApp-Newsletter? Welche Vorteile hat er? Wie kannst du WhatsApp-Newsletter mithilfe der WhatsApp Business Platform (API) versenden? Und was sind die Kosten? All das und mehr gibt es hier.

Das lernst du in diesem Artikel:

• Was ist ein WhatsApp Newsletter?
• Sind WhatsApp Newsletter DSGVO-konform?
• Vorteile vom WhatsApp Newsletter
• Wie melden sich Kunden für den WhatsApp Newsletter an?
• Wie kann man WhatsApp Newsletter erstellen?
• Wieviele WhatsApp Newsletter kann man erstellen?
• Was kosten WhatsApp Newsletter?
• WhatsApp Newsletter Beispiele

Was ist ein WhatsApp Newsletter? 

Der WhatsApp-Newsletter ist eine Möglichkeit für dein Unternehmen, Informationen, Neuigkeiten oder Angebote direkt über den Messaging-Dienst WhatsApp an deine Abonnenten zu senden. 

Es ist wie ein regelmäßiger Rundbrief, den du an eine segmentierte Gruppe von Abonnenten oder Kunden schickst, die sich dafür angemeldet haben (Ohne den sogenannten "Opt-in" läuft nichts, mehr dazu weiter unten).

Er ist im Conversational Marketing und teilweise auch im Conversational Commerce - vor allem in Deutschland - das Tool schlechthin.

Wie bei einem herkömmlichen E-Mail-Newsletter können auch WhatsApp-Newsletter folgende Inhalte enthalten:

• Sonderangebote
• Exklusive Rabatte
• Produktankündigungen
• Updates zu neuen Blog-Posts

Sind WhatsApp-Newsletter DSGVO-konform? 🔒

Ja, WhatsApp-Newsletter sind DSGVO-konform, insbesondere mit dem Double-Opt-In. 

Erster Opt-in

Der Nutzer klickt auf einen CTA auf deiner Webseite oder scannt einen QR code, der zu deinem WhatsApp-Kanal führt und einen Chat beginnt.

Zweiter Opt-in

Im Chat bejaht der Nutzer die Nachricht, welche nochmals auffordert, zu bestätigen, dass er Nachrichten von deinem Unternehmen erhalten möchte.

Kunden von Snocks stimmen dem Second Opt-in zu, um Updates zu erhalten.

Ein gutes WhatsApp Newsletter Tool ermöglicht es dir, die essenziellen Opt-Ins/Double-Opt-Ins automatisch, mittels eines automatisierten Workflows, von neuen Abonnenten zu sammeln.

Wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest, kannst du verschiedene Opt-ins für unterschiedliche Marketing-Kampagnen erstellen und deine Abonnenten später nach diesen Kampagnen filtern. 

Dieser Teil des automatisierten Workflows sendet automatisch die Nachricht aus, in der der zweite Opt-in eingeholt wird.

Wenn ein Abonnent keine Nachrichten mehr erhalten will, kann dieser ganz einfach mit einem von dir festgelegten Keyword, zum Beispiel "STOP", das Opt-out anfordern.

Vorteile vom WhatsApp-Newsletter

Im Vergleich zu einem traditionellen E-Mail-Newsletter bieten WhatsApp-Newsletter einige Vorteile. Sie sind deutlich persönlicher und erreichen viel höhere Öffnungsraten und Klickraten.

Hohe Sichtbarkeit und Öffnungsrate

Der große Vorteil besteht darin, dass deine Abonnenten die Nachrichten über WhatsApp erhalten. Dadurch kannst du sicher sein, dass sie mit einer beeindruckenden Öffnungsrate von 90% auch wirklich gelesen werden.

Statt E-Mail-Adressen für deinen Verteiler zu sammeln, suchst du also nach Telefonnummern für deine Kontaktliste 😉.

Das sagen die Zahlen:

• Über 50% aller Nutzer öffnet WhatsApp täglich.
• 98% aller Nachrichten werden im Durchschnitt geöffnet (90% bei Nachrichten von Unternehmen)
• Über 50% aller Nutzer geben an, dass sie lieber bei Unternehmen kaufen würden, die sie über WhatsApp erreichen können.

Direkte, schnelle Kommunikation ohne Umwege

Dank WhatsApp kann dein Unternehmen direkt mit Kunden in Kontakt treten. Die Nachrichten öffnen und lesen diese meistens innerhalb weniger Minuten.

Wichtige Informationen, Angebote oder Ankündigungen übermittelst du so viel schneller, als über andere Kanäle. Und das Beste daran? Kunden können auf die Updates und die Angebote antworten. So werden blitzschnell offene Fragen geklärt. Daraus folgt: 

Geschwindigkeit der Kommunikation: 📈

Dauer des Sales-Cycles: 📉

Dank Zielgruppen-Segmentierung mit Kampagnen mitten ins Ziel treffen

Engere Kundenbeziehungen

Weißt du aber, was das Beste an einem WhatsApp-Newsletter Tool ist? Du baust damit eine richtig enge Beziehung zu deinen Kunden auf.

Ernsthaft, durch den direkten Kontakt auf ihren Smartphones kannst du ihnen persönlich und unmittelbar wichtige Updates, Angebote und Insider-Informationen zukommen lassen.

Das ist wie ein kleines Geheimnis zwischen dir und deinen treuen Kunden. Sie werden sich geschätzt und besonders fühlen, weil sie exklusive Inhalte erhalten, die nicht für jeden zugänglich sind.

Und weil sie auch direkt mit deinem Unternehmen kommunizieren, Fragen stellen oder Feedback geben können,  ist das deine Chance, auf ihre Anliegen einzugehen und ihnen das Gefühl zu geben, dass du für sie da bist.

Eine bessere Kundenbindung kann man sich nicht wünschen, oder? 😎

👉 Sieh dir auch mal den Artikel zu den Vorteilen von WhatsApp Business an. 

Wie melden sich Kunden für den WhatsApp Newsletter an?

Damit ein Kunde WhatsApp-Newsletter erhält, muss er sich zunächst über ein CTA, Click-to-Chat oder einen QR-Code anmelden (z. B. über deine Website oder eine E-Mail- oder Social-Media-Kampagne).

Ein guter Weg, um neue Abonnenten zu gewinnen, besteht darin, ihnen einen Anreiz zu bieten - am besten etwas Zählbares, wie ein Rabatt oder ein Sonderangebot. (Schnäppchen klappen immer 💸)

Sobald der Nutzer auf den CTA klickt oder den QR-Code gescannt hat, öffnet sich der Chat automatisch in der WhatsApp-App mit einer vorgefertigten WhatsApp-Nachricht (z. B: “Hallo! Ich möchte mich zu deinem WhatsApp Newsletter anmelden").

Sendet der (Fast-)Abonnent die Nachricht dann ab, löst das deinen internen Opt-in-Workflow aus und der Nutzer wird nochmals über eine Nachricht aufgefordert, zu bestätigen, dass er Nachrichten von deinem Unternehmen über WhatsApp erhalten möchte.

So bekommst du deine Nutzer in den WhatsApp-Kanal

Wie kann man WhatsApp Newsletter erstellen?

Der Schlüssel zu messbar erfolgreichen WhatsApp-Kampagnen mit dem WhatsApp-Newsletter ist die WhatsApp Business Platform (API) im Zusammenspiel mit einem guten Business Solution Provider (BSP) - also einem Anbieter, der dir Zugang zur API über seine Software bietet.

Kleiner Exkurs: Die WhatsApp Business Platform (ehemals API) ist die Version von WhatsApp Business, die für größere Unternehmen gedacht ist. Funktionen, wie den WhatsApp-Newsletter, kann man mit der API ohne lästige Einschränkungen nutzen. 

Mit dem Studio vom BSP charles kannst du deine Vorlagen über die WhatsApp Business Platform vorbereiten und genehmigen lassen, bevor sie raus an die Kunden gehen.

Über charles Campaigns kannst du deine WhatsApp-Kampagnen planen und tracken

So könnte eine automatisierte Kampagne über den WhatsApp-Newsletter aussehen.

Wenn du deinen ersten WhatsApp-Newsletter erstellen möchtest, erfordert das ein paar Schritte, aber keine Sorge, es ist nicht so kompliziert, wie es zunächst scheint. 👌

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Zusammenfassung, wie du vorgehst:

1. Wähle einen WhatsApp Business Solution Provider: Hier findest du eine Übersicht aller BSPs und hier kannst du dir die Plattform von charles genauer ansehen.
2. Registriere dich bei einem WhatsApp Business Solution Provider
3. Integriere deine internen Systeme mit der Plattform deines Providers
4. Erstelle deinen Newsletter: Setze Vorlagen zur Genehmigung bei WhatsApp auf und gestalte deine WhatsApp-Kampagnen mit den Tools der Plattform.
5. Importiere deine Kontakte: Ganz wichtig ist, dass du die Zustimmung deiner Kunden zum Erhalt deines Newsletters hast, um die Datenschutzrichtlinien einzuhalten. 
6. Plane und sende deinen Newsletter: Wähle den gewünschten Zeitpunkt für den Versand aus und bestimme die Kontakte, die den Newsletter bekommen sollen. Hierfür kannst du Zielgruppen segmentieren. 
7. Überwache und analysiere die Ergebnisse: Nutze die Analysefunktionen deines BSPs, um Öffnungs- und Klickraten deines Newsletters im Auge zu behalten. 

Wie erstelle ich eine Vorlage?

Die Plattform deines BSPs wird im Normalfall eine Benutzeroberfläche bieten, in der du deine Newsletter-Vorlagen planen und von WhatsApp genehmigen lassen kannst. Bei charles funktioniert das über das Studio.

Jede Vorlage kann in eine von vier Kategorien eingeteilt werden. WhatsApp berechnet jede Kategorie mit einem eigenen Preis pro Unterhaltung. WhatsApp-Newsletter solltest du generell immer als Marketing-Unterhaltung kategorisieren, sonst wirst du schnell Probleme mit WhatsApp bekommen.

Keine Sorge, das erscheint am Anfang ziemlich kompliziert, aber wir beantworten alle Fragen in unserem Artikel zu den WhatsApp Business Kosten.

Wie sammle ich Opt-ins?

Opt-ins sammelst du am besten, indem du deinen WhatsApp-Kanal auf anderen Plattformen mit viel Traffic verlinkst. Wir bei charles bieten dafür eine Reihe von klugen Chat-Ins, um den Transfer deines Traffics auf deinen WhatsApp Kanal zu verbessern:

• Auf deiner Webseite oder deinen Social-Media-Kanälen kannst du dafür Buttons oder kleine Formulare oder Pop-ups verwenden.
• Du kannst QR-Codes zu WhatsApp in der realen oder digitalen Welt platzieren, die deine Kunden einscannen können
• Du bietest einen WhatsApp-Chat in deinem Online-Shop an, wo das Bedürfnis nach einem Austausch über deine Produkte am höchsten sein wird.
  
  

Deiner Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. 🌈

So gestaltest und verwaltest du deine Opt-ins mit charles

Wie segmentiere ich Zielgruppen?

Über die WhatsApp Business Platform kannst du Zielgruppen zielgenau nach Daten segmentieren, die du explizit erfragst oder die deine Kunden dir automatisch durch beispielsweise ihr Surfverhalten oder ihre Warenkörbe liefern.

Einige Wege sind:

• Kontakte kategorisieren
• Labels verwenden: zum Beispiel "interessiert an Produkt x"
• verhaltensbasiert segmentieren: zum Beispiel nach Kaufverhalten (welche Produkte im Warenkorb, letztes Bestelldatum)
• geografisch segmentieren
• benutzerdefiniert segmentieren: zum Beispiel Messekontakte 

So könnte eine fertige Segmentierung deiner Zielgruppe aussehen

Wieviele WhatsApp Newsletter kann man versenden?

Mit der WhatsApp Business Platform kannst du im Vergleich zur normalen WhatsApp Business App, die sich vor allem an kleinste Unternehmen richtet, eine unbegrenzte Anzahl an Newslettern versenden. (Bei der WhatsApp Business-App und Broadcast-Listen sind es nur maximal 256)

Die Anzahl an Unterhaltungen, und somit auch die Anzahl an WhatsApp-Newslettern, die du mit der WhatsApp Business Platform pro Tag (24 Stunden ab Absenden der ersten Nachricht des Unternehmens) kann man grundsätzlich in 4 Stufen einteilen:

• 1.000 Einzelkund*innen
• 10.000 Einzelkund*innen
• 100.000 Einzelkund*innen
• Eine unbegrenzte Anzahl von Einzelkund*innen

Mit Einzelkund*innen ist die Unterhaltung mit einem einzigen Kunden gemeint.

Im Falle eines Limits von 1.000 Unterhaltungen, also auf der ersten Stufe, könnte dein täglicher Verbrauch von Nachrichten ungefähr wie folgt aussehen:

Sobald also 24 Stunden nach dem Absenden von 100 Newslettern vergehen (oberster Balken auf dem Schaubild) werden diese 100 Unterhaltungen deinem Kontingent von 1.000 wieder gutgeschrieben.

Wie erhöhe ich das Limit meiner Nachrichten? 

Um dein Nachrichten-Limit zu erhöhen, musst du die nächste Stufe im System erreichen. Das macht WhatsApp mit Berücksichtigung von folgenden Faktoren:

• Der  Status deiner Telefonnummer lautet Verbunden
• Die  Qualitätsbewertung deiner Telefonnummer ist Medium oder Hoch
• Du hast in den letzten sieben Tagen X oder mehr Unterhaltungen mit einzelnen Kund*innen begonnen, wobei X deiner aktuellen Messaging-Einschränkung geteilt durch zwei entspricht

Von dem Augenblick an, an dem du die Hälfte deines Gesamtlimits erreichst (zum Beispiel nach der 500. Unterhaltung bei einem Limit von 1.000) dauert es 24 Stunden, bis WhatsApp dich heraufstuft. (In diesem Fall von 1.000 auf 10.000 Nachrichten)

Kann mein Limit herabgestuft werden?

Ja, das kann auch sein. Sollte sich deine Qualitätsbewertung negativ entwickeln (d. h. deine Nachrichten werden von Nutzer:innen nicht empfangen, oder dein Kanal wird deabonniert oder gemeldet), wird dich WhatsApp herabstufen.

Was kosten WhatsApp-Newsletter?

Unterhaltungen unterteilt WhatsApp in die vier Kategorien Marketing, Verwaltung, Authentifizierung und Service. Jede Kategorie hat einen anderen Preis.

Das nennen sie "conversation-based pricing" oder auf Deutsch "Preisgestaltung auf Basis von Unterhaltungen". 

Für alle Unterhaltungskategorien gilt: Ab der ersten Nachricht einer Unterhaltung öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster, in dem jede weitere Nachricht kostenlos bleibt. Nur die erste Nachricht des Unternehmens, egal ob vom Unternehmen als erstes gesendet oder als Antwort auf eine Kundenanfrage, wird von Meta berechnet.

👉 In unserem Blog-Artikel erfährst du alles über die Kosten von WhatsApp Business Nachrichten

WhatsApp Newsletter Beispiele: Diese 3 Unternehmen machen's vor

Natürlich gibt es auch viele tolle Erfolgsgeschichten, von Kunden-Unternehmen, die unsere charles Plattform nutzen. Drei davon stellen wir in diesem Artikel genauer vor, damit ihr gute Musterbeispiele habt, an denen ihr euch für eure eigenen Kampagnen orientieren könnt.

1. HOLY: So erhöhen sie den “Customer Lifetime Value” ihrer Kunden

🍹 Gesunde Soft Drinks auf Pulverbasis

Kunden werden eher zu treuen, langjährigen Fans deiner Brand, wenn sie das Gefühl haben, dass sie von dir wirklich geschätzt werden.

Holy, ein Hersteller für Getränke in Pulverform, zeigt seine Dankbarkeit für die Abonnenten des WhatsApp-Newsletters mit einem exklusiven Early Access Code für Holy Energy Drinks über WhatsApp.

Mit dem Code auf WhatsApp kommen die Fans der Marke schon vor allen anderen auf den Geschmack.

Die Belohnung der Kunden: 10 x höhere Umsätze.

👉 Hier kannst du die gesamte Erfolgsgeschichte von Holy Energy nachlesen.

So hat Holy mit einem exklusiven Early Access Announcement zum Produkt Holy Energy für Newsletter Abonnenten seinen Umsatz verzehnfacht.

2. Woodboom: So beschleunigen sie den “Sales Cycle” und bauen gleichzeitig engere Kundenbeziehungen auf.

🛏️ Massivholzmöbel made in Berlin

Der Aufbau einer guten Kundenbeziehung sollte nicht erst beginnen, wenn ein Kunde einen Kauf getätigt hat. Vielmehr sollte er in dem Moment beginnen, in dem er Interesse an deinem Unternehmen zeigt.

Woodboom schaffte es, mit smarten Chat-ins aus dem Tool von charles, den Website-Traffic in Chats und Newsletter-Abonnenten umzuwandeln. Auf WhatsApp findet danach nicht nur ein FAQ mit dem Kunden statt, sondern konkrete Verkaufsabschlüsse.

Das macht die WhatsApp Business Platform von charles mit Shop-Anbindung möglich.

👉 Hier erfährst du mehr über die gesamte Erfolgsgeschichte von Woodboom.

So wurde WhatsApp zu Woodbooms #1 Verkaufskanal.

3. SNOCKS: Re-Engagement von Kunden mit Exit Intent Pop-ups

👚 Online-Shop für Socken & mehr

Unentschlossenheit oder einfach nur Ablenkung, manchmal braucht ein Kunde einen kleinen Anstoß, um einen Kauf zu tätigen 😜

SNOCKS - Pionier des WhatsApp-Newsletters - macht das vor allem über "Exit-Intent"-Popups. Diese kleinen Wunderwaffen können Kunden kurz vor dem Verlassen deiner Website doch noch überzeugen.

In den Pop-ups kannst du spezielle Rabatte anbieten, die den Nutzer dazu animieren, seine Telefonnummer zu hinterlassen, um den Rabatt zu erhalten.

Da Pop-ups mit “Exit-Intent” bekanntermaßen zwischen 10% und 15% der verlorenen Kunden "rettet", ist es nicht nur ein effektiver Weg neue Abonnenten zu gewinnen, sondern auch die Anzahl an abandoned carts zu verringern.

👉 Hier kannst du die gesamte Erfolgsgeschichte von Holy Energy nachlesen.

So hat SNOCKS 2.5x höhere Öffnungsraten mit WhatsApp als mit E-Mail erzielt.

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Es war noch nie einfacher, Kunden dort zu erreichen, wo ihre Freunde sind.

WhatsApp-Newsletter sind eine innovative Möglichkeit, neue und bestehende Kunden zu erreichen, eine starke Community aufzubauen und Kunden effektiver zu konvertieren als mit herkömmlichem E-Mail-Marketing. 

Und das Beste daran: WhatsApp-Newsletter sind unkompliziert und einfach.. Das Team von charles ermöglicht Unternehmen, so einfach wie möglich mit WhatsApp-Newslettern zu beginnen: von der Erstellung nahtloser automatisierter Opt-in-Flows über klare Performance-Analysen bis hin zur Unterstützung bei der visuellen Gestaltung von WhatsApp-Newslettern.

Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel beruhen auf unseren Erfahrungen und stellen keine Rechts- oder Datenschutzberatung dar. Umfassende Informationen über Ihre rechtlichen Verpflichtungen im Rahmen der DSGVO finden Sie auf der offiziellen Website der Europäischen Kommission zur DSGVO.