Wiki: WhatsApp Business API – Vorteile, Kosten und wie du loslegst

Die WhatsApp Business API ist für alle, die mit WhatsApp ihr Marketing, Sales und Support-Game auf das nächste Level bringen möchten. Wir zeigen dir, was die WhatsApp Business API ist, welche Vorteile sie bietet und wieviel sie kostet. 

Fehlende DSGVO-Konformität oder keine Möglichkeit, dieselbe Nummer auf mehreren Endgeräten zu nutzen, sind die häufigsten Ursachen, warum Unternehmen zur WhatsApp Business API wechseln. 

Bevor wir aber über die Vorteile der API und über die Kosten sprechen, erklären wir dir zuerst einmal die grundlegenden Fakten:

Was ist die WhatsApp Business API?

Was WhatsApp ist, ist dir bestimmt klar, sonst wärst du auf diesem Artikel wirklich ziemlich verloren. 😜 Was WhatsApp Business ist, kann man sich vom Namen her auch noch herleiten. Bei der WhatsApp Business API steigen allerdings die meisten aus.

Deshalb hier in Kürze erklärt:

• WhatsApp: nutzen die meisten von uns jeden Tag zum Versenden von persönlichen Nachrichten
• WhatsApp Business: ist die kostenlose Business-Version der Messaging-App, ausgerichtet auf die Bedürfnisse von Unternehmen
• WhatsApp Business API: Die WhatsApp Business API – eine Schnittstelle für Programmierer – erlaubt es Unternehmen, WhatsApp über eine optimierte, externe Plattform datenschutzkonform und skalierbar zu nutzen. Die Möglichkeiten mit der kostenlosen Business-App von WhatsApp sind nämlich begrenzt.

Man kann sich die Business API also als die Superlative der WhatsApp Business App vorstellen.

Beides ist speziell für Unternehmen und verfolgt denselben Zweck: Kunden und Unternehmen per WhatsApp zu verbinden. Die WhatsApp Business API bietet allerdings deutlich mehr Möglichkeiten für dich.

• Kundenservice über WhatsApp anbieten
• WhatsApp als DSGVO konformen Marketing-Kanal nutzen (z. B. mit WhatsApp-Newslettern)
• Direkt in WhatsApp verkaufen (Conversational Commerce)

Die Erweiterung gibt’s mittlerweile schon seit einiger Zeit. Um auf die Bedürfnisse größerer Unternehmen einzugehen, hat WhatsApp 2018 die Business API eingeführt.

Damit können Unternehmen noch besser mit ihren Kunden Kontakt aufnehmen, indem sie die API über verschiedene Integrationen mit ihrer WhatsApp Business-Solution oder ihrem WhatsApp CRM verknüpfen.

Journeys: Dank Zielgruppen-Segmentierung mit Kampagnen mitten ins Ziel treffen

Zudem garantiert sie, dass alle aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Das entlastet dein Business und es ermöglicht dir, dich darauf zu konzentrieren, langfristige Beziehungen mit deinen Kunden über WhatsApp aufzubauen.

Business App vs. Business API: Das ist der Unterschied

Vergleich: WhatsApp Business App vs. WhatsApp Business API

Die Business App wird meistens von Einzelunternehmern oder sehr kleinen Geschäften genutzt und ist nicht DSGVO-konform, während die Business API für kleine, mittlere und große Unternehmen gedacht und 100 % DSGVO-konform ist. Bei vielen Kunden, hohem Informationsbedarf oder internationaler Ausrichtung kann man WhatsApp über die API deutlich effizienter nutzen.

Hat dein Unternehmen also schon eine gewisse Größe, wirst du schnell an die Grenzen der normalen Business App stoßen:

1. Keine DSGVO-Konformität in der Business App

Wie bereits erwähnt ist die WhatsApp Business API die einzige Möglichkeit für Unternehmen WhatsApp 100 % DSGVO-konform zu nutzen. Mit der Business-App ist das nicht möglich.

2. Beschränkte Anzahl an Endgeräten und keine Trennung der Agenten

Mit der WhatsApp Business-App kann nur ein User auf maximal vier Endgeräten verbunden sein. Bei der WhatsApp Business API gibt es kein Limit.

Und weil die WhatsApp Business App auch keine Trennung zwischen den Devices anbietet, kann man schnell mal den Überblick verlieren, welcher Kollege denn welchem Kunden schon (oder noch nicht) geantwortet hat.

3. Keine WhatsApp Marketing Kampagnen

Das Versenden von WhatsApp Newslettern oder anderen business-initiated-messages ist zur Vorbeugung von Spam über die WhatsApp Business App nicht erlaubt. Das geht nur über die WhatsApp API, wo der Datenschutz gewährleistet und die Inhalte von WhatsApp genehmigt sind.

Wie funktioniert die WhatsApp Business API?

Technisch funktioniert das ganze so: WhatsApp ermöglicht Unternehmen per Schnittstelle auf die Daten aus dem WhatsApp Business Account zuzugreifen und diese für geschäftliche Zwecke über einen Business Solution Provider (BSP) wie charles zu nutzen. Ein BSP ist notwendig, um Zugang zur API zu erhalten.

Zum Verständnis: So würde dein WhatsApp-Interface aussehen, wenn du die WhatsApp Business API über charles nutzt:

Conversations: So wird WhatsApp zum Sales-Kanal

Aus deinem WhatsApp Business Profil wird durch die API eine Marketing-Maschinerie, mit der du Kampagnen versenden, deine Nutzer segmentieren und personalisiert ansprechen, und top Kundenservice anbieten kannst.

Das alles kann die WhatsApp Business API

1. DSGVO-konform

Heutzutage unverzichtbar ist der DSGVO-konforme Umgang mit Nutzerdaten. Die WhatsApp Business API bietet im Vergleich zur kostenlosen Version – der WhatsApp Business App – 100 % DSGVO-Konformität.

2. Unbegrenzte Anzahl an Nutzern

Mit der WhatsApp API können so viele Nutzer wie nötig von so vielen Geräten wie nötig mit dem Konto verknüpft werden. Im Gegensatz zur Business App, auf die nur von einem Smartphone aus zugegriffen werden kann, bietet die Business API einfachen Zugriff von allen Geräten aus.

Das ist besonders hilfreich, wenn sich dein Unternehmen gerade in einer ehrgeizigen Wachstumsphase befindet und Anfragen sowie Kollegen von Tag zu Tag mehr werden.

Der Case von Woodboom, einem Hersteller für hochwertige Möbel, zeigt, welche Bedeutung dieses Feature haben kann.

Seine Kunden stellen im Durchschnitt 7 Fragen, bevor sie etwas kaufen. Bei so einem hohen Austauschbedarf kann es schwierig werden, mit steigender Nachfrage das Serviceniveau hochzuhalten. Woodboom hat es aber gemeistert.

Wenn dich der Fall interessiert, dann sieh mal hier in der Case Study nach.

Hier findest du die komplette Case Study:

Wie WhatsApp zu Woodbooms #1 Kanal für Umsatz wurde

3. WhatsApp Newsletter mit Nachrichtenvorlagen

Über die API kannst du WhatsApp Newsletter, aber auch alle möglichen Marketing-Updates oder neue Angebote, direkt auf das Smartphone von tausenden Kontakten senden.

So ein Newsletter kann zum Beispiel Folgendes beinhalten:

• Exklusiven Discounts
• Zeitlich begrenzten Discounts
• Ankündigung eines neuen Produkts
• Bilder, Videos oder eine Sprachnachricht

Um WhatsApp als Newsletter-Kanal zu nutzen, gibt es ein paar Punkte, die du beachten musst.

1. Bring den Kunden auf WhatsApp
   Zu Beginn der WhatsApp-Journey mit deinen Kunden gilt es, sie über einen deiner sogenannten Chat-ins (hier findest du mehr Informationen zu WhatsApp Chat-ins) – sei es von deiner Webseite, Social Media oder deinem E-Mail-Newsletter – auf deinen WhatsApp-Kanal zu bringen.
   
   

2. Sammle den Opt-In
   Sobald ein Kunde über einen deiner Chat-ins eine Konversation mit deinem Unternehmen begonnen hat, geht es darum, die Zustimmung deines Kunden zu bekommen, die es dir erlaubt später Nachrichten DSGVO-konform an ihn/sie zu senden. Diese Zustimmung nennt sich Opt-in und wird in WhatsApp über eine Nachricht angefragt.
   
3. Erstelle und genehmige die Nachrichtenvorlagen für den Newsletter
   Da du mit einem WhatsApp Newsletter eine Nachricht an tausende Kontakte gleichzeitig versendest, möchte WhatsApp mit den Nachrichtenvorlagen sicher gehen, dass dieser Inhalt kein Spam ist. Aus diesem Grund musst du deinen Newsletter als Nachrichtenvorlage anlegen. Denn erst nach dem diese von WhatsApp überprüft wurde, kann sie versendet werden.

4. 24-Stunden-Fenster
   Meta rechnet WhatsApp Business Nachrichten in „conversations“ ab. Eine conversation umfasst ein 24-Stunden-Fenster ab der ersten Nachricht, egal ob von dir initiiert oder von den Kunden. Das heißt, du solltest nicht nur schnell antworten, um guten Service zu bieten, sondern auch um deine Kosten möglich gering zu halten. Auf die Kosten gehen wir weiter unten näher ein.
   
   Mit jeder Konversation, die von dir als Unternehmen begonnen wird (so auch der WhatsApp Newsletter), öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster, über welches du Nachrichten kostenfrei an deine Kontakte versenden kannst. Das ist besonders praktisch, wenn dein Newsletter nicht nur aus einer Nachricht besteht, sondern aus einem automatisierten Flow. Sowas kannst du zum Beispiel mit unserem Journeys Feature bauen.

Wenn du mehr zum Thema WhatsApp Newsletter, Nachrichtenvorlagen, conversations und Co. erfahren möchtest, dann schau dir unseren Blogbeitrag zum Thema WhatsApp-Newsletter an.

Ein Beispiel für cleveres Community Building durch die API ist die Energydrink-Marke HOLY Energy. Sie hat den WhatsApp-Newsletter genutzt, um Kunden schon vor Einführung einer neuen Geschmacksrichtung ihres Getränks im Markt zu informieren und einzubinden.

Die Marke hatte die bevorstehende Markteinführung über ihre Social-Media-Kanäle angekündigt und ihre Kunden davon überzeugt, sich zu registrieren, um über WhatsApp einen Code für „frühzeitigen Zugriff” zu erhalten. So konnten sie das Produkt vor allen anderen kaufen.

Sobald die Kunden den einmaligen Code per WhatsApp erhalten hatten, gelangten sie zu einer Landing Page, auf der sie ihren Code eingeben konnten und somit Zugriff auf das neue Produkt erhielten.

Mit dieser Strategie wurde am Tag der Produkteinführung ein rekordverdächtiger 10-mal höherer Umsatz als sonst erzielt und die Anzahl der Namen auf der Abonnentenliste der Marke verdoppelte sich. 💪

4. Verkaufen über WhatsApp: Von der ersten Nachricht bis zum Check-out

Die technische Grundlage dafür bildet die Integration deines Online-Shops (z.B. mit Shopify, WooCommerce oder Shopware) in die WhatsApp API.

Die Daten aus dem Shop werden in der API immer aktualisiert und ermöglichen dir während einer laufenden Konversation Lagerbestände einzusehen und dem Chatpartner Produkte per Drag & Drop zu präsentieren. Unser Commerce Feature haben wir genau auf diesen use case ausgelegt.

Nach und nach füllt sich der virtuelle Einkaufswagen deines Kunden mit den gewünschten Produkten im Chat. Sollte es noch Bedenken geben, können deine Agenten auch Rabatte gewähren und schlussendlich mit einem Checkout-Link den Kaufvorgang abschließen.

Das heißt von der ersten Nachricht bis zum Kaufabschluss lief alles über WhatsApp.

5. Verifizierung mit grünem Haken ✅

Der grüne Haken, der hinter dem Namen in WhatsApp erscheint, wird ausschließlich an Unternehmen vergeben, die die WhatsApp Business API nutzen und offiziell von WhatsApp verifiziert wurden.

Ein solches grünes Häkchen sieht nicht nur cool aus, sondern hebt dich im Chat deiner Kunden hervor und lässt dich offizieller und vertrauenswürdiger erscheinen.

Was kostet die WhatsApp Business API

Die Preise für die WhatsApp Business API hängen vom BSP und dem jeweiligen Paket ab, dass du buchst. Frage ganz einfach hier den Preis für dein Unternehmen bei charles an.

Was kosten Nachrichten über die WhatsApp Business API?

Nachrichten, die du über die WhatsApp Business API an deine Kontakte versendest, werden je nach Herkunftsland der jeweiligen Nummer (Ländervorwahl) und der Art deiner conversation (WhatsApp teilt diese in vier Kategorien ein, dazu unten mehr) unterschiedlich bepreist. Die ersten 1000 conversations im Monat sind dabei immer kostenlos 😉.

Wie definiert Meta eine „conversation“?

Bei einer conversation handelt es sich um eine Unterhaltung innerhalb eines 24h-Fensters, die entweder ab der ersten gesendeten Nachricht des Kunden oder von dir als Unternehmen beginnt (zum Beispiel beim WhatsApp Newsletter). Alle Nachrichten, die du innerhalb dieses 24h-Fensters sendest, zählen als eine conversation und werden somit nicht berechnet.

Die conversations teilt Meta in folgende vier Kategorien ein:

• Marketing: umfasst Promotionen und Angebote, Updates mit Informationen oder wenn Kunden dazu eingeladen werden zu antworten oder eine Aktion durchzuführen
• Utility: umfasst beispielsweise Transaktionsbestätigungen, Updates über Transaktionen oder Sendungsverfolgungen
• Authentication: umfasst alle Nachrichten, die zur Authentifizierung des Users notwendig sind, z. b. Verifikation, Wiederherstellung oder Gefahrmeldungen
• Service: umfasst Nachrichten, die zur Lösung von Kundenanfragen dienen

Für Marketing, Utility und Authentication messages benötigst du grundsätzlich eine genehmigte template message. Nur Service messages kannst du frei im Chat verfassen.

Die Kosten hängen also zum einen von der Kategorie der conversation und zum anderen vom Zielland bzw. der Vorwahl des Chatpartners ab.

Hier ist eine Tabelle mit den Kosten in Euro:

So steigst du in die WhatsApp Business API ein

Der Start mit der WhatsApp Business API ist mit charles ganz einfach und dauert nur wenige Stunden. Mit diesen Schritten kannst du loslegen:

Wähle einen Business Solution Provider (BSP)

Wir bei charles bieten marktführenden, kontinuierlichen Support und starke Beratung, um Unternehmen dabei zu helfen, WhatsApp langfristig zum Erfolg zu führen. Diese Kompetenzen waren unseren Investoren ein Series A Funding mit einer Höhe von 20 Mio. USD wert.

Aber worauf solltest du bei einem BSP achten?

Hier sind die "Must-haves" eines BSPs:

• Das magische Dreieck: Vertrieb, Marketing und Support
• Erweiterte Zielgruppensegmentierung
• GDPR-Konformität
• Automatisierung
• Einfache Integrationen
• Chat-Bubbles
• Chatbots
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Stabilität
• Kontinuierlicher Support

Lass dich onboarden und integriere deine Systeme

Das Onboarding mit charles ist mit unserem freundlichen Support-Team total unkompliziert und dauert im Durchschnitt nur wenige Stunden. Der Zugang zur Benutzeroberfläche und alle technischen Integrationen werden in null Komma nichts umgesetzt, die meiste Zeit investieren wir in dein Team, um es so gut wie möglich zu schulen und wahre WhatsApp Experten aus ihnen machen.